Algemene taakomschrijving

Als administratief coördinator ben je de sleutelfiguur voor een goede administratieve samenwerking tussen de verschillende actoren binnen de provincie. Je bent het centraal aanspreekpunt voor vragen en problemen binnen jouw vakgebied (komende van het federaal secretariaat, de directeur/coach, de administratieve medewerkers, de voorzitter van de IMD,..). Deze opdracht is natuurlijk niet evident! Gelukkig sta je er niet alleen voor en kan je samen met de directeur/coach en collega’s de uitdaging aangaan.

Het klinkt misschien allemaal nog wat abstract, dus daarom een woordje uitleg over onze organisatie. deMens.nu is de koepel van de vrijzinnig humanistische verenigingen in Nederlandstalig België. In een notendop heeft de wetgever ons de opdracht gegeven te voorzien in niet-confessionele dienstverlening (denk daarbij aan plechtigheden, gesprekken of gemeenschapsvorming). Om dit mogelijk te maken, zijn er verschillende huizenvandeMens die fungeren als laagdrempelige ontmoetingsplaats. Je kan er binnenspringen voor een activiteit, een gesprek, een plechtigheid, een vraag over waardig levenseinde, vrijwilligerswerk, een stage,…

Binnen je opdracht ga je proactief op zoek naar kwalitatieve verbeteringen in het administratieve proces. Je kennis en expertise draag je over aan de administratieve krachten in de provincie en bij uitbreiding de organisatie.

Bijzondere taken

T.a.v. het federaal secretariaat

– Je speelt in op vragen naar ondersteuning van het federaal secretariaat;

– Je neemt deel aan vergaderingen op federale uitnodiging.

T.a.v. de directeur/coach

–  Je zorgt voor een gestroomlijnde en overzichtelijke administratie binnen de provincie;

– Je bereidt de begroting voor de IMD voor in samenwerking met de directeur/coach en de boekhouder;

– Je werkt nauw samen met jouw directeur/coach en voert een open en eerlijke communicatie;

– Je organiseert ontmoetingsmomenten voor collega’s binnen de provincie in overleg met de

directeur/coach.

T.a.v. administratieve krachten

– Je zet in op de continue ontwikkeling van elk van hen;

– Je doet aan kennis- en expertisedeling;

– Je organiseert waarderingsgesprekking in overleg met de directeur/coach;

– Je volgt de boekhouding en registraties van de administratieve medewerkers op;

– Je richt samen een boomstructuur in en zorgt voor het consequent gebruik ervan;

-Je zorgt voor een up tot date systeem voor het beheer van de voorraad.

T.a.v. de voorzitter IMD

– Je maakt een uitnodiging voor het Bestuursorgaan IMD, neemt verslag tijdens de vergadering, zorgt

voor een goed onthaal van de leden en springt bij wanneer er vraag is naar administratieve

ondersteuning om een vlotte werking te kunnen garanderen;

– Je kent de wettelijke bepalingen, het huishoudelijk reglement en andere regelgeving met betrekking

tot de IMD;

– Je staat in voor de praktische organisatie van de verkiezingen van het Bestuursorgaan van de IMD;

– Je zorgt ervoor dat afspraken gemaakt met de boekhouder van de IMD in verband met de

overdracht van boekhoudkundige stukken vanuit de hvdM worden nageleefd.

T.a.v. collega administratief coördinatoren

– Je deelt expertise, kennis en goede ervaringen;

– Daar waar mogelijk kies je samen voor een uniforme aanpak binnen de organisatie.

Deze opsomming is niet limitatief. 

Specifieke taken

 – Je werkt samen met het administratief team een nieuwe werkorganisatie uit en stroomlijnt de gehele administratie naar het actueel model van de organisatie.

– Je neemt deel aan vergaderingen waarbij partners in het gebouw worden samengebracht en bekijkt in samenspraak met de coach waar administratieve ondersteuning nodig is.

– Je neemt een coördinerende rol op in de ondersteuning van administratieve krachten en mensen die voorzien in het onderhoud van het gebouw.

Werkvoorwaarden

De vrijzinnig humanistisch administratief coördinator maakt deel uit van het personeelskader van UVV/deMens.nu en krijgt een standplaats toegewezen. Hij zal het werk dienen te organiseren in samenwerking met de medewerkers en onder het gezag van de betrokken directeur.

De vrijzinnig humanistisch administratief coördinator werkt voltijds in het systeem van de vijfdagenweek. Afhankelijk van de mogelijkheden van de dienst en de personeelsbezetting, dient de vrijzinnig humanistisch administratief coördinator optimaal beschikbaar te zijn. Occasioneel avond- en weekendwerk behoren tot de opdracht.

De vrijzinnig humanistisch administratief coördinator wordt geacht zich te houden aan het beroepsgeheim, het charter omgangsvormen, de deontologische code en de specifieke nota’s van UVV/deMens.nu in verband met de morele dienstverlening.

Het statuut is conform de wet d.d. 21 juni 2002 en het arbeidsreglement van deMens.nu.

Afronding onboarding

Een afronding van het onboardingstraject zal plaatsvinden uiterlijk op het einde van zes maanden effectieve prestaties in de functie. De arbeidsovereenkomst wordt geschorst door opeenvolgende dagen afwezigheid wegens ziekte en/of verlof.